F
feyza05
Ziyaretçi
OKUL ARŞİV MALZEMELERİNİN SAKLAMA SÜRELERİ CETVELİ
ARŞİV MALZEMELERİNİN SAKLAMA SÜRELERİ CETVELİ
Diploma Defteri Okul,il veya ilçe MEM Süresiz
Öğrenci Künye Defteri Okulda-Süresiz
Tasdikname Defteri Okulda-Süresiz
Sınıf geçme defteri Okulda-Süresiz
Sınıf geçme defteri Okul,İl ve İlçe MEM-süresiz
Karne Kayıt defteri Okulda-Süresiz
Okul Dışı Künye defteri Okulda-Süresiz
Ders Denetleme defteri Okulda-Süresiz
Günlük nöbet defteri İlgili birimde-3 yıl
Öğretmen,memur,hizmetli devam-devamsızlık defteri Okulda-Süresiz
Personel devam-devamsızlık cetveli İlgili birimde-1 yıl
Öğretmen not defteri Okulda-1 yıl
Sınıf Ders Defteri Okulda-1 yıl
Öğrenci yoklama defteri Okulda-2 yıl
Öğrenci Hasta Sevk Defteri Okulda-1 yıl
Hasta Kayıt Revir defteri Okulda-1 yıl
Revir İlaç Sarf Defteri Okulda-5 yıl
Disiplin Kurulu karar defteri İlgili birimde-10 yıl
Öğrenci Eşya dağıtımı defteri İlgili birimde-5 yıl
Öğrenci Taksit Defteri İlgili birimde-3 yıl
Günlük tabela defteri İlgili birimde-1 yıl
Kurs Belgesi Defteri İlgili birimde-süresiz
Demirbaş eşya defterleri(onay ile değiştirildikten sonra) Bakanlık İlgili birimde-5 yıl
Demirbaş eşya özet defteri İlgili birimde-süresiz
Teftiş defteri İlgili birimde-süresiz
Gelen-Giden evrak defteri İlgili birimde-5 yıl
Ortak Kayıt defteri (kooperatif) İlgili birimde-süresiz
Yönetim Kurulu karar defteri İlgili birimde-5 yıl
Envanter ve Blanço defteri İlgili birimde-5 yıl
Ortak Alışveriş defteri İlgili birimde-3 yıl
Temizlik malzeme sarf defteri Okulda-5 yıl
Takım dağıtım defteri İlgili birimde-1 yıl
Ruhsatname ve muadelet Vesikaları kütük defteri İlgili birimde-süresiz
Yoğaltım defteri Okulda-5 yıl
Ayniyat ve Yevmiye Defteri Okulda-5 yıl
Kasa Defteri Okulda-5 yıl
Ambar Esas defter İlgili birimde-5 yıl
Alacaklılar-borçlular defteri İlgili birimde-5 yıl
Depo defteri İlgili birimde-süresiz
Üye kayıt defteri İlgili birimde-süresiz
Danışma Kurulu Kararı Defteri İlgili birimde-10 yıl
Kol faaliyetleri defteri İlgili birimde-5 yıl
Ek ders ücretleri defteri İlgili birimde-5 yıl
Ödenek,Avans-Kredi defteri İlgili birimde-5 yıl
Öğrenci Dosyası(Gündüzlü,yatılı, burslu) Okulda-süresiz
Yurtdışında öğrenim gören dövizli, dövizsiz Özel-resmi öğrenci dosyası İlgili birimde-süresiz
Kanaat Not çizelgesi dosyası Okulda-3 yıl(denetim görmesi şartıyle)
Maaş-Ücret defteri İlgili birimde-süresiz
Öğretmenler Kurulu Tutanakları dosyası Okulda-5 yıl
Disiplin Kurulu Belgeleri dosyası Okulda-6 yıl
Öğretmenlerin haftalık ders dağıtım çizelgesi Okulda-3 yıl ilgili Dairede 1 yıl
Gizli yazılar dosyası(yönetmeliğin 7.mad. göre gizliliği kaldırılmayan seferberlik dosyası) İlgili birimde-süresiz
Gider tahakkukuyla ilgili dosyalar İlgili birimde-5 yıl(sayıştayda ilanı kesinleşmesi şartıyla)
İnceleme-Soruşturma dosyası Soruşturmayı yapan birimde süresiz.
Yüksek Disiplin kurulu kararları İlgili birimde-süresiz
Sicil dosyaları İlgili birimde 101 yıl saklandıktan sonra devlet arşivleri Gen.Md.ne gönderilecek
Emeklilik dosyası İlgili birimde-süresiz
Mecburi hizmet takibat dosyası İlgili birimde-5 yıl(takibat bittikten sonra)
Personel Özlük dosyası Son görev yaptığı yerde 66 yaş kadar
Stajyerlik dosyası Okulda-5 yıl
Kapanan Özel Öğretim Kurumları dosyaları İlgili birimde-5 yıl
İdari dava dosyaları İlgili birimde-10 yıl
Konut tahsisi dosyası İlgili birimde-süresiz
Konut kirası dosyası İlgili birimde-5 yıl
Yurtdışı Teşkilatının avans kredi ve mahsup dosyaları İlgili birimde-5 yıl(Sayıştayda ilamı kesinleşmesi şartıyla)
Güneydoğu Anadolu Projesi ile ilgili dosyalar İlgili birimde-5 yıl
Eğitim-öğretim Yüksek Kurulu,Talim ve Terbiye Kurulu,Danışma Kurulları ve Sürekli kurulların kararları, Milletlerarası antlaşmalar projeler, kararlar Terİlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde10 yıl saklandıktan sonra DAGM devre dilecek
Resmi burslu yüksek öğrenim öğrencilerinin tespit edilmesine ait Bakanlar Kurulu Kararları İlgili birimde-süresiz
Şura toplantılarıyla ilgili karar,plan ve dokümanlar İlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde süresiz
Ders ve yardımcı ders kitaplarının asılları ile bunlara ait programlar ve şartnameler İlgili birimde-süresiz
Talim ve Terbiye Kurulu Mütalaaları İlgili birimde-süresiz
Öğretim Programları ve bunlara ait raporlar, kararlar İlgili birimde-süresiz
Eğitim ve Öğretimle ilgili araştırma ve değerlendirme raporları İlgili birimde-süresiz
Özlük haklarını belirten diploma, tasdikname ve benzerinin denkliğini gösteren belgeler. İlgili birimde-10 yıl
Kurum,kuruluş ve şahıslarla yapılan sözleşmeler,protokoller İlgili birimde-süresiz
Kalkınmada öncelikli illerin yatırımlarıyla ilgili plan,program ve raporları İlgili birimde-5 yıl
Okul,kurum ve öğretmen denetleme raporları İkinci bir denetim geçirmek şartıyla İlgili birimde-3 yıl
Faaliyet programları,brifing dosyaları,faaliyet raporları ve çalışma takvimi İlgili birimde-1 yıl
Yıllık İcra plan ve programlarıyla ilgili dokümanlar İlgili birimde-5 yıl
Genel Kurul,yönetim kurulu kararları ve bilançolar İlgili birimde-10 yıl
Özel Eğitim uygulananlara ait her türlü test,rapor ve benzeri belgeler İlgili birimde-süresiz
Merkezi sistemle yapılan sınav sonuçları İlgili birimde-1 yıl
Eğitimci lider tezleri İlgili birimde-süresiz
İmtihan kağıtları ve tutanakları Okulda-2 yıl
Öğrenci yoklama fişleri Okulda-2 yıl
Stajyerlik onayları İlgili birimde-15 yıl
Okul ve kurum açma kapama onayları İlgili birimde-süresiz
Yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme onayları İlgili birimde-5 yıl
Yıllık,mazeret ve sağlık izini onayları İlgili birimde-3 yıl
Terfi teklifi cetvelleri İlgili birimde-1 yıl
İlkokul öğretmenlerinin atama ve nakil kararnameleri İlgili birimde-3 yıl İl MEM.Süresiz
Kadro ihdas ve tenkisleri İlgili birimde-5 yıl
Kadro kaydı İlgili birimde-süresiz
Kadro değişikliği cetvelleri İlgili birimde-süresiz
Dolu kadro değişikliğine ait isimlendirme listeleri İlgili birimde-10 yıl
Vizeli kadro cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
Sürekli işçi kadrolarına ait vizeli cetveller İlgili birimde-süresiz
Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı
Vizeli cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
Sigorta primi belgeleri İlgili birimde-süresiz
Öğrencilerle ilgili sözleşmeler Okulda-5 yıl
İl MEM,öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara hazırlama kursları fon hesabı formu İl MEM,5 yıl
İlçe MEM,öğrencileri yetiştirme ve İmtihanlara kurs merkezi toplam bütçesi formu İlgili birimlerde-5 yıl
İstatistikler ve ilgili dökümanlar Bilgiyi veren birimlerde 1 yıl, değerlendirecek birimde süresiz.
Tarihçeler İlgili birimde-süresiz
TBMM'de verilen soru önergelerine gönderilen cevaplar İlgili birimde-1 yıl
Film (negatif) İlgili birimde-süresiz
Film (Pozitif-Kopya) İlgili birimde-10 yıl
Eğitim ve öğretimle ilgili şura,seminer sergi, yarışma ve benzeri faaliyetlerle fotoğraf,albüm, slayt ses ve görüntü bantları İlgili birimde-süresiz
Kullanılmayan (Deşifre olmayan)imtihan soruları İlgili birimde-süresiz
Merkezi sistemle yapılan imtihanlara ait soru kitapçıklarının birer örneği İlgili birimde-süresiz
UNESCO,yerli ve yabancı kuruluşlarca yurtiçinde veya yurtdışında sağlanan imkanlarla staj,kurs, mastır, doktora öğrenimi görenlere ait evrak İlgili birimde-süresiz
İncelenerek okullara tavsiye edilmesi isteğiyle Bakanlığımıza gönderilen ve incelendikten sonra uygun bulunan veya bulunmayan kitap ve diğer İlgili birimde-5 yıl
eğitim araçları
Hibe yolu ile temin edilen makine,teçhizat,taşıt ve benzeri malzemelere ait belgeler İlgili birimde-süresiz
Ayniyat talimatnamesi gereğince düzenlenen alındı, devir-teslim,sayım,kayıttan düşme tutanakları ve benzeri belgeler İlgili birimde-5 yıl
Demirbaş eşya tahsis emirleri İlgili birimde-5 yıl
Satın alma işlemleriyle ilgili karar İhale evrakı ve benzeri İlgili birimde-5 yıl(Sayıştay ilamı kesinleşmesi şartıyla)
Aidat tahsilat makbuzu ve dekontlar Okulda-3 yıl
Resmi PTT pulu istek fişleri,makbuzları ve sarf cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
Döner sermaye muhasebesi ve işlemleriyle ilgili belgeler İlgili birimde-5 yıl
Diğer kurumlardan alınan uygulamaya esas görüşler İlgili birimde-süresiz
Öğrencinin tahakkuk eden yevmiyeleri cetveli(Döner Sermayeli kurumlarda) İlgili birimde-5 yıl
Bina,arsa ve arazi tahsisi onayları,tapu, tapu tahsis belgeleri ve imar planları İlgili birimde-süresiz
Gayrimenkul kamulaştırma,satın alma belgeleri İl MEM ve İlgili birimlerde-süresiz
İnşaat ve tesisat hesap ve projeleri ödenek tahsis,tenkis ve aktarma yazıları İlgili birimde-1 yıl
Ödeme emirleri ve icmali İlgili birimde-1 yıl
Bütçe ve yatırım teklifleri İlgili birimde-1 yıl
Kanun teklifleri(Kanunlaştıktan sonra) İlgili birimde-1 yıl
Sayıştay ilamları,yargı kağıtları ve Sayıştayla bu konuda yapılan yazışmalar İlgili birimde-1 yıl
İcra kesintileri listesi İlgili birimde-1 yıl
1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği gereğince tutulacak defter ve belgeler İlgili birimde-süresiz
Milli Güvenlik Siyaseti ile ilgili yazışmalar dosyası İlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde süresiz
ARŞİV MALZEMELERİNİN SAKLAMA SÜRELERİ CETVELİ
Diploma Defteri Okul,il veya ilçe MEM Süresiz
Öğrenci Künye Defteri Okulda-Süresiz
Tasdikname Defteri Okulda-Süresiz
Sınıf geçme defteri Okulda-Süresiz
Sınıf geçme defteri Okul,İl ve İlçe MEM-süresiz
Karne Kayıt defteri Okulda-Süresiz
Okul Dışı Künye defteri Okulda-Süresiz
Ders Denetleme defteri Okulda-Süresiz
Günlük nöbet defteri İlgili birimde-3 yıl
Öğretmen,memur,hizmetli devam-devamsızlık defteri Okulda-Süresiz
Personel devam-devamsızlık cetveli İlgili birimde-1 yıl
Öğretmen not defteri Okulda-1 yıl
Sınıf Ders Defteri Okulda-1 yıl
Öğrenci yoklama defteri Okulda-2 yıl
Öğrenci Hasta Sevk Defteri Okulda-1 yıl
Hasta Kayıt Revir defteri Okulda-1 yıl
Revir İlaç Sarf Defteri Okulda-5 yıl
Disiplin Kurulu karar defteri İlgili birimde-10 yıl
Öğrenci Eşya dağıtımı defteri İlgili birimde-5 yıl
Öğrenci Taksit Defteri İlgili birimde-3 yıl
Günlük tabela defteri İlgili birimde-1 yıl
Kurs Belgesi Defteri İlgili birimde-süresiz
Demirbaş eşya defterleri(onay ile değiştirildikten sonra) Bakanlık İlgili birimde-5 yıl
Demirbaş eşya özet defteri İlgili birimde-süresiz
Teftiş defteri İlgili birimde-süresiz
Gelen-Giden evrak defteri İlgili birimde-5 yıl
Ortak Kayıt defteri (kooperatif) İlgili birimde-süresiz
Yönetim Kurulu karar defteri İlgili birimde-5 yıl
Envanter ve Blanço defteri İlgili birimde-5 yıl
Ortak Alışveriş defteri İlgili birimde-3 yıl
Temizlik malzeme sarf defteri Okulda-5 yıl
Takım dağıtım defteri İlgili birimde-1 yıl
Ruhsatname ve muadelet Vesikaları kütük defteri İlgili birimde-süresiz
Yoğaltım defteri Okulda-5 yıl
Ayniyat ve Yevmiye Defteri Okulda-5 yıl
Kasa Defteri Okulda-5 yıl
Ambar Esas defter İlgili birimde-5 yıl
Alacaklılar-borçlular defteri İlgili birimde-5 yıl
Depo defteri İlgili birimde-süresiz
Üye kayıt defteri İlgili birimde-süresiz
Danışma Kurulu Kararı Defteri İlgili birimde-10 yıl
Kol faaliyetleri defteri İlgili birimde-5 yıl
Ek ders ücretleri defteri İlgili birimde-5 yıl
Ödenek,Avans-Kredi defteri İlgili birimde-5 yıl
Öğrenci Dosyası(Gündüzlü,yatılı, burslu) Okulda-süresiz
Yurtdışında öğrenim gören dövizli, dövizsiz Özel-resmi öğrenci dosyası İlgili birimde-süresiz
Kanaat Not çizelgesi dosyası Okulda-3 yıl(denetim görmesi şartıyle)
Maaş-Ücret defteri İlgili birimde-süresiz
Öğretmenler Kurulu Tutanakları dosyası Okulda-5 yıl
Disiplin Kurulu Belgeleri dosyası Okulda-6 yıl
Öğretmenlerin haftalık ders dağıtım çizelgesi Okulda-3 yıl ilgili Dairede 1 yıl
Gizli yazılar dosyası(yönetmeliğin 7.mad. göre gizliliği kaldırılmayan seferberlik dosyası) İlgili birimde-süresiz
Gider tahakkukuyla ilgili dosyalar İlgili birimde-5 yıl(sayıştayda ilanı kesinleşmesi şartıyla)
İnceleme-Soruşturma dosyası Soruşturmayı yapan birimde süresiz.
Yüksek Disiplin kurulu kararları İlgili birimde-süresiz
Sicil dosyaları İlgili birimde 101 yıl saklandıktan sonra devlet arşivleri Gen.Md.ne gönderilecek
Emeklilik dosyası İlgili birimde-süresiz
Mecburi hizmet takibat dosyası İlgili birimde-5 yıl(takibat bittikten sonra)
Personel Özlük dosyası Son görev yaptığı yerde 66 yaş kadar
Stajyerlik dosyası Okulda-5 yıl
Kapanan Özel Öğretim Kurumları dosyaları İlgili birimde-5 yıl
İdari dava dosyaları İlgili birimde-10 yıl
Konut tahsisi dosyası İlgili birimde-süresiz
Konut kirası dosyası İlgili birimde-5 yıl
Yurtdışı Teşkilatının avans kredi ve mahsup dosyaları İlgili birimde-5 yıl(Sayıştayda ilamı kesinleşmesi şartıyla)
Güneydoğu Anadolu Projesi ile ilgili dosyalar İlgili birimde-5 yıl
Eğitim-öğretim Yüksek Kurulu,Talim ve Terbiye Kurulu,Danışma Kurulları ve Sürekli kurulların kararları, Milletlerarası antlaşmalar projeler, kararlar Terİlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde10 yıl saklandıktan sonra DAGM devre dilecek
Resmi burslu yüksek öğrenim öğrencilerinin tespit edilmesine ait Bakanlar Kurulu Kararları İlgili birimde-süresiz
Şura toplantılarıyla ilgili karar,plan ve dokümanlar İlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde süresiz
Ders ve yardımcı ders kitaplarının asılları ile bunlara ait programlar ve şartnameler İlgili birimde-süresiz
Talim ve Terbiye Kurulu Mütalaaları İlgili birimde-süresiz
Öğretim Programları ve bunlara ait raporlar, kararlar İlgili birimde-süresiz
Eğitim ve Öğretimle ilgili araştırma ve değerlendirme raporları İlgili birimde-süresiz
Özlük haklarını belirten diploma, tasdikname ve benzerinin denkliğini gösteren belgeler. İlgili birimde-10 yıl
Kurum,kuruluş ve şahıslarla yapılan sözleşmeler,protokoller İlgili birimde-süresiz
Kalkınmada öncelikli illerin yatırımlarıyla ilgili plan,program ve raporları İlgili birimde-5 yıl
Okul,kurum ve öğretmen denetleme raporları İkinci bir denetim geçirmek şartıyla İlgili birimde-3 yıl
Faaliyet programları,brifing dosyaları,faaliyet raporları ve çalışma takvimi İlgili birimde-1 yıl
Yıllık İcra plan ve programlarıyla ilgili dokümanlar İlgili birimde-5 yıl
Genel Kurul,yönetim kurulu kararları ve bilançolar İlgili birimde-10 yıl
Özel Eğitim uygulananlara ait her türlü test,rapor ve benzeri belgeler İlgili birimde-süresiz
Merkezi sistemle yapılan sınav sonuçları İlgili birimde-1 yıl
Eğitimci lider tezleri İlgili birimde-süresiz
İmtihan kağıtları ve tutanakları Okulda-2 yıl
Öğrenci yoklama fişleri Okulda-2 yıl
Stajyerlik onayları İlgili birimde-15 yıl
Okul ve kurum açma kapama onayları İlgili birimde-süresiz
Yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme onayları İlgili birimde-5 yıl
Yıllık,mazeret ve sağlık izini onayları İlgili birimde-3 yıl
Terfi teklifi cetvelleri İlgili birimde-1 yıl
İlkokul öğretmenlerinin atama ve nakil kararnameleri İlgili birimde-3 yıl İl MEM.Süresiz
Kadro ihdas ve tenkisleri İlgili birimde-5 yıl
Kadro kaydı İlgili birimde-süresiz
Kadro değişikliği cetvelleri İlgili birimde-süresiz
Dolu kadro değişikliğine ait isimlendirme listeleri İlgili birimde-10 yıl
Vizeli kadro cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
Sürekli işçi kadrolarına ait vizeli cetveller İlgili birimde-süresiz
Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı
Vizeli cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
Sigorta primi belgeleri İlgili birimde-süresiz
Öğrencilerle ilgili sözleşmeler Okulda-5 yıl
İl MEM,öğrencileri yetiştirme ve imtihanlara hazırlama kursları fon hesabı formu İl MEM,5 yıl
İlçe MEM,öğrencileri yetiştirme ve İmtihanlara kurs merkezi toplam bütçesi formu İlgili birimlerde-5 yıl
İstatistikler ve ilgili dökümanlar Bilgiyi veren birimlerde 1 yıl, değerlendirecek birimde süresiz.
Tarihçeler İlgili birimde-süresiz
TBMM'de verilen soru önergelerine gönderilen cevaplar İlgili birimde-1 yıl
Film (negatif) İlgili birimde-süresiz
Film (Pozitif-Kopya) İlgili birimde-10 yıl
Eğitim ve öğretimle ilgili şura,seminer sergi, yarışma ve benzeri faaliyetlerle fotoğraf,albüm, slayt ses ve görüntü bantları İlgili birimde-süresiz
Kullanılmayan (Deşifre olmayan)imtihan soruları İlgili birimde-süresiz
Merkezi sistemle yapılan imtihanlara ait soru kitapçıklarının birer örneği İlgili birimde-süresiz
UNESCO,yerli ve yabancı kuruluşlarca yurtiçinde veya yurtdışında sağlanan imkanlarla staj,kurs, mastır, doktora öğrenimi görenlere ait evrak İlgili birimde-süresiz
İncelenerek okullara tavsiye edilmesi isteğiyle Bakanlığımıza gönderilen ve incelendikten sonra uygun bulunan veya bulunmayan kitap ve diğer İlgili birimde-5 yıl
eğitim araçları
Hibe yolu ile temin edilen makine,teçhizat,taşıt ve benzeri malzemelere ait belgeler İlgili birimde-süresiz
Ayniyat talimatnamesi gereğince düzenlenen alındı, devir-teslim,sayım,kayıttan düşme tutanakları ve benzeri belgeler İlgili birimde-5 yıl
Demirbaş eşya tahsis emirleri İlgili birimde-5 yıl
Satın alma işlemleriyle ilgili karar İhale evrakı ve benzeri İlgili birimde-5 yıl(Sayıştay ilamı kesinleşmesi şartıyla)
Aidat tahsilat makbuzu ve dekontlar Okulda-3 yıl
Resmi PTT pulu istek fişleri,makbuzları ve sarf cetvelleri İlgili birimde-5 yıl
Döner sermaye muhasebesi ve işlemleriyle ilgili belgeler İlgili birimde-5 yıl
Diğer kurumlardan alınan uygulamaya esas görüşler İlgili birimde-süresiz
Öğrencinin tahakkuk eden yevmiyeleri cetveli(Döner Sermayeli kurumlarda) İlgili birimde-5 yıl
Bina,arsa ve arazi tahsisi onayları,tapu, tapu tahsis belgeleri ve imar planları İlgili birimde-süresiz
Gayrimenkul kamulaştırma,satın alma belgeleri İl MEM ve İlgili birimlerde-süresiz
İnşaat ve tesisat hesap ve projeleri ödenek tahsis,tenkis ve aktarma yazıları İlgili birimde-1 yıl
Ödeme emirleri ve icmali İlgili birimde-1 yıl
Bütçe ve yatırım teklifleri İlgili birimde-1 yıl
Kanun teklifleri(Kanunlaştıktan sonra) İlgili birimde-1 yıl
Sayıştay ilamları,yargı kağıtları ve Sayıştayla bu konuda yapılan yazışmalar İlgili birimde-1 yıl
İcra kesintileri listesi İlgili birimde-1 yıl
1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği gereğince tutulacak defter ve belgeler İlgili birimde-süresiz
Milli Güvenlik Siyaseti ile ilgili yazışmalar dosyası İlgili birimde-5 yıl,Bakanlık arşivinde süresiz
